天津市档案数字化副本移交接收进馆工作规定(试行)-天津师范大学津沽学院官网

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天津市档案数字化副本移交接收进馆工作规定(试行)

2015年12月10日 11:20  点击:[]

第一条 为进一步加强档案信息资源建设,规范纸质档案、照片档案、声像档案等档案数字化成果的接收工作,加强档案数字化副本的集中安全管理和有效开发利用,根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)、《天津市档案馆接收档案实施细则》(津档发〔2013〕17号)及有关标准、规范,制定本规定。

第二条 本规定所称档案数字化副本,是指将纸质档案、照片档案、声像档案等档案,采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。

第三条 本规定适用于依法向各级国家综合档案馆移交档案的机关、团体、事业单位和其他组织(简称移交单位)。

第四条 移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时,其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。

第五条 各级档案行政管理部门负责对档案数字化副本的移交、接收工作进行监督、指导和检查。

第六条 各级国家综合档案馆履行对档案数字化副本的接收职责,在下达纸质档案接收任务的同时下达档案数字化副本的移交任务,制定移交接收规则,配置专门用房和存储设备,妥善保管档案数字化副本存储载体,保证移交数据安全。

第七条 各移交单位应履行移交档案数字化副本的职责,按照要求制定工作计划,做好移交准备。

第八条 纸质档案数字化

(一)纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式,一般选择扫描分辨率≥300dpi,文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。扫描的文件采用JPEG或TIFF格式存储。

(二)扫描图像的命名,卷内文件与装盒管理文件采用不同的命名方式。

1、卷内文件

扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为案卷级档号后加3位卷内顺序号,中间以“-”连接。

2、装盒管理文件

扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为文件级档号加3位件内顺序号,中间以“-”连接。

(三)扫描后的原始图像应按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)和《天津市档案资料数字化加工指南(试行)》(津档办〔2005〕31号)的要求,做好图像优化处理、目录建库、数据挂接等工作。

第九条 非纸质载体档案数字化

吉林福彩网(一)照片档案一律按彩色模式进行扫描,扫描后的照片以JPEG格式存储。5吋以上照片建议扫描分辨率≥400dpi,5吋以下照片建议扫描分辨率≥600dpi。照片档案扫描图像放在以照片档号命名的文件夹下,扫描图像档号命名规则为照片档号加3位件内顺序号,中间以“-”连接。

(二)缩微胶片档案存储格式采用TIFF格式,压缩方式采用无损压缩,保存方式采用“黑白”方式,对于一般缩微胶片,采用转换分辨率≥200dpi。对于效果较差的缩微胶片,转换分辨率可适当提高。缩微胶片档案扫描图像放在以缩微胶片档号命名的文件夹下。

(三)音频档案存储格式采用WAV、MP3格式,采样频率为44。1kHz,量化级为16位,立体声双声道采样参数,对于DVD中的声音选用48kHz。

(四)视频档案存储采用MPEG2格式,DVD质量,采样方式帧数(帧/秒)设为25帧/秒、视频码率(Mbps)5Mbps及以上标准、分辨率设为720*576,音频设定音频采样率为48KHZ,音频码率为384k立体声,采样精度设为16。

(五)照片档案、缩微胶片、音频档案、视频档案数字化操作规程,参照纸质档案数字化操作规程;对照片档案和缩微胶片扫描后的原始图像,数字化后的音频、视频档案应参照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)和《天津市档案资料数字化加工指南(试行)》(津档办〔2005〕31号)中对纸质档案数字化的要求,做好图像优化处理、文件命名、目录建库、数据挂接等工作。

第十条 档案数字化副本移交

(一)档案数字化副本的移交,应包括目录数据和与之相对应图像数据,且目录数据应与对应的图像数据档号一致。

(二) 各单位移交的目录数据必须符合《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》(DB12/T 118—2005)的规定,确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范,可采用XLS、DBF文件格式移交。

第十一条 各单位档案数字化副本档案的移交可采用移动硬盘、光盘等介质。

吉林福彩网第十二条 各移交单位进行档案数字化副本移交时,应对数据进行检验,除对移交的档案数字化副本与原始数据进行对应检查外,还要与接收单位现场确认数据量、可读性、完整性、准确性、安全性等,双方确认检验结果合格后,填写《档案数字化副本移交接收检验登记表》(附件),办理移交手续。登记表由移交和接收双方签字、盖章,各自留存一份。

第十三条 本规定由天津市档案局负责解释。

吉林福彩网第十四条 本规定自公布之日起施行。

2015.4.10

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